Kvales erfarne arbeidsrettsadvokater har sett hvordan varslingssaker raskt vokser seg større enn nødvendig. Nå lanserer Kvale varslingstjenesten Report Securely, utviklet sammen med IT-selskapet Skiwo. Tjenesten gjør håndteringen mye enklere og juridisk vanntett fra første dag.
Varslingssaker håndteres ofte som omfattende prosjekter, uavhengig av sakens alvor. Det kan føre til høye kostnader, langvarige prosesser og unødvendig belastning på organisasjonen.
– Vi ser ofte at virksomheter er redde for å gjøre for lite. Da gjør de altfor mye. Saker settes i gang i stort omfang før man har vurdert hva som faktisk er nødvendig, sier partner Mari Verling.
Dette er bakgrunnen for at Kvale nå lanserer varslingstjenesten Report Securely, som sikrer at du håndterer varselet på riktig – fra det kommer inn til saken er løst.
Riktig ut fra start
Når et varsel kommer inn, må ledelsen raskt ta stilling til alvorlighetsgrad, habilitet og hvilke undersøkelser som er nødvendige. De første vurderingene legger føringer for hele den videre prosessen.
– Trår du feil i starten, er det krevende å hente det inn igjen. Det kan påvirke både tilliten i organisasjonen og virksomhetens rettslige risiko, sier partner Agathe Løwenborg.
– I en varslingssak må du ta stilling til alvorlighetsgrad, habilitet og hvilke undersøkelsesskritt som er nødvendige. Det er juridiske vurderinger, ikke magefølelse, sier Verling.
Struktur og teknologi som støtter beslutningene
Report Securely gir ansatte en sikker og anonym kanal for varsling. Systemet legger til rette for toveis dialog, dokumentasjon og tydelig rollefordeling i saksbehandlingen.
– Uten gode systemer blir det vanskelig å sortere saker tidlig. Mangler man oversikt fra start, øker risikoen for eskalering og unødvendige kostnader, sier Verling.
Tjenesten kan brukes som en selvstendig varslingskanal eller kombineres med juridisk bistand fra Kvale når saken krever det.
Tilpasses virksomhetens behov
Report Securely kan tilpasses virksomhetens størrelse og interne rutiner. Løsningen kan integreres i selskapets egne nettsider og profileres med egen logo, slik at den fremstår som en naturlig del av virksomhetens systemer.
Systemet gir løpende oversikt over sakens utvikling, ansvar og vurderinger underveis. Det gjør det enklere å sikre at håndteringen står i forhold til sakens alvor.
– Mange ledere mangler ikke vilje, men verktøy når de står midt i en krevende sak. Vi har utviklet en løsning som kombinerer juridiske behov med moderne teknologi, og som gir trygg og effektiv håndtering fra første dag, sier Rodney Boot, Co-founder og CDO i Skiwo.
Tjenesten er utviklet på en moderne digital plattform for sikker håndtering av varsler. En funksjon for språklig anonymisering omformulerer teksten før innsending og reduserer risikoen for identifisering gjennom skrivestil. Det styrker anonymiteten og tilliten til systemet.
Juridisk presisjon er avgjørende
Varsling er regulert i arbeidsmiljøloven. Arbeidsgiver har både en undersøkelsesplikt og en plikt til å sikre forsvarlig håndtering.
– Forholdsmessighet er et juridisk prinsipp. Det gjelder også i varslingssaker. Vurderingene må stå i forhold til sakens karakter og alvor, sier Verling.
– Ledelsen har beslutningsansvaret, men beslutningene må være juridisk holdbare. Her ser vi at mange undervurderer kompleksiteten, sier Løwenborg.
Varsling vil være en del av lederhverdagen i stadig flere virksomheter.
– Spørsmålet er ikke om et varsel kan komme. Spørsmålet er om virksomheten er rigget til å håndtere det presist og forholdsmessig.
For mer informasjon om Report Securely, kontakt:
- Mari Verling, partner i Kvale.
- Agathe Løwenborg, partner i Kvale.
- Skiwo
