Kvales personvernerklæring

Sist oppdatert 9.8.2021

1. Vår personvernerklæring

Kvale behandler personopplysninger om deg når du besøker våre nettsider eller kontakter oss. Vi behandler også dine personopplysninger når vi løser advokatoppdrag og leverer andre, avtalte tjenester. Dersom du samtykker til det, kan vi også behandle dine personopplysninger til andre formål.

Vi er opptatt av at du skal føle deg trygg på at dine personopplysninger blir behandlet på en forsvarlig måte. Denne personvernerklæringen forteller deg hvordan vi samler inn personopplysninger og hva vi bruker dem til. Den gir også informasjon om det rettslige grunnlaget for behandlingen vår, hvordan vi sikrer personopplysningene, hvem vi deler dem med og dine rettigheter.

2. Hva er en personopplysning?

En personopplysning er enhver opplysning som kan knyttes til en enkeltperson, direkte eller indirekte, herunder blant annet navn, postadresse, e-postadresse, IP-adresse og mobilnummer.

3. Hvem behandler vi personopplysninger om?

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

  • Privatkunder
  • Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
  • Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
  • Personer som er involvert i saker der vi bistår
  • Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
  • Besøkende på vår nettside
  • Jobbsøkere

4. Hvilke personopplysninger behandler vi?

Kvale behandler blant annet følgende kategorier personopplysninger :

Kontaktinformasjon: Dette inkluderer navn, e-postadresse, telefonnummer, tittel, tilknyttet selskap.

Informasjon om reelle eierforhold: Navn, eierander, kopi av legitimasjon.

Saksopplysninger: Enhver opplysning av betydning for oppdraget. Opplysningene kan knytte seg til klientens ansatte, eiere, motparter, vitner, motparters advokater og andre som har en relasjon til saken eller omtales i sakens dokumenter.

Faktureringsinformasjon: Kontaktinformasjon til faktureringsansvarlig.

IP-adresser og metadata: Opplysninger om din IP-adresse, tidspunkt mv. når du besøker vår hjemmeside eller bruker våre tjenester.

Det er frivillig å gi oss tilgang til dine personopplysninger. I enkelte tilfeller vil vi imidlertid kunne trenge slik informasjon for å levere avtalte tjenester, kontakte deg, mv. I punkt 6 nedenfor finner du informasjon om formålet med og grunnlaget for behandlingen av de ulike typene av personopplysninger.

5. Hvem er behandlingsansvarlig?

Kvale Advokatfirma DA (Haakon VII gate 10, 0122 Oslo), ved Managing Partner, er behandlingsansvarlig for de personopplysninger vi behandler i forbindelse med utførelse av advokatoppdrag, bruk av våre nettsider og tjenester, eller når du kommer i kontakt med oss på annen måte.

6. Formålet med, og det rettslige grunnlaget, for behandlingen av personopplysninger

I dette punktet gir vi deg en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen vår.

Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Dette omfatter innhenting av informasjon om blant annet navn på kontaktperson, legitimasjon og om politiske eksponerte personer (PEP). Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom vi kan ta oppdraget, registrerer vi kontakt- og fakturainformasjon. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Klientadministrasjon. Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter etter at oppdraget er avsluttet. Dette er nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitim interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

Markedsføring: Vi sender ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på klienter som vi løpende yter advokattjenester til og andre som har bedt om å få vårt nyhetsbrev. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) der vi har mottatt e-postadressen i forbindelse med et advokatoppdrag. Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15(3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. markedsføringsloven § 15(1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 a.

Jobbsøknader: Vi behandler også personopplysninger i jobbsøknadsprosesser og i forbindelse med annen markedsføring. De opplysninger vi samler inn for ovennevnte formål inkluderer både opplysninger du selv oppgir som for eksempel vår klient, og den informasjonen vi samler inn når du bruker våre nettsider.

Dersom du samtykker til det, kan vi også behandle dine personopplysninger til andre formål. Det er frivillig å gi oss tilgang til dine personopplysninger.

7. Hvordan sikrer vi dine personopplysninger?

Kvale har etablert rutiner og tiltak for å sikre at ikke uvedkommende får tilgang til personopplysningene dine og at all behandling av opplysningene for øvrig skjer i tråd med gjeldende rett.

Vi har etablert prosedyrer for å sikre konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. De omfatter kryptering, autentiseringsløsninger og rutiner for å verifisere innsyns- og rettingsforespørsler.

Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine arbeidsoppgaver.

Vi har vedtatt interner IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

8. Hvor lenge lagrer vi personopplysningene?

Kvale oppbevarer ikke personopplysninger lengre enn det som er nødvendig for å levere våre advokattjenester eller for å oppfylle formålet med behandlingen på annen måte.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger vi behandler på bakgrunn av ditt samtykke slettes når samtykket trekkes tilbake. Hvis behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse, vil personopplysningene bli slettet når slik berettiget interesse ikke lenger foreligger. Opplysninger som er lagret i henhold til lovpålagte forpliktelser slettes når plikten opphører. Typiske eksempler på dette er oppbevaringsplikten etter hvitvaskingslovgivningen og bokføringslovgivningen.

I tråd med Advokatforeningens anbefalinger oppbevares saksdokumenter som regel i 10 år. Denne lagringstiden er vurdert som nødvendig av hensyn til klienten og vår berettigede interesse i å kunne gå tilbake i eldre saksinformasjon som kan ha betydning for pågående tvister eller sakshåndtering.

Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom, som hovedregel 3,5 år eller 5 år. Når et slikt bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

9. Hvem deler vi personopplysninger med?

Med mindre du har gitt særskilt samtykke til utlevering av personopplysninger eller pålagt gjennom lov, vil dine personopplysninger kun bli utlevert til andre der dette er nødvendig for å oppfylle vår oppdragsforpliktelse.

Vi vil kunne dele personopplysninger med våre tekniske underleverandører, eller med offentlige myndigheter der det foreligger en lovfestet utleveringsplikt.

For å sikre dine rettigheter har vi inngått databehandleravtaler med våre leverandører som blant annet innebærer at dine personopplysninger ikke kan brukes for andre formål enn det vi har avtalt med deg.

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Vi bruker ikke leverandører som befinner seg i land utenfor EU og EØS.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

10. Dine rettigheter

Personvernreglene gir deg en rekke rettigheter knyttet til de personopplysningene vi behandler om deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene. I dette punktet finner du en oversikt over viktige rettigheter.

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

Be om innsyn: Du har rett til å få en kopi av de personopplysningene vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting: Du kan be oss om å rette eller supplere feilaktige opplysninger vi har om deg.

Be om sletting: Du kan be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Be om begrensning: I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.

Protestere: Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.

Dataportabilitet: Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til et annet advokatfirma i et maskinlesbart format.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

Du kan lese mer om dine rettigheter samt om hvordan du går frem for å klage på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

11. Vår bruk av informasjonskapsler (cookies)

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) til å loggføre bruken av www.kvale.no. Formålet med dette er å føre statikk over bruken og danne grunnlag for å kunne forbedre nettsiden. Du kan velge å avstå fra bruk av informasjonskapsler ved å endre innstillingene i din nettleser. Dette vil imidlertid kunne medføre at du ikke vil få tilgang til enkelte av våre tjenester. Du kan lese mer om hvordan vi bruker informasjonskapsler i vår cookie-erklæring.

12. Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

13. Kontakt oss

Send oss gjerne en e-post til post@kvale.no hvis du har spørsmål til hvordan vi behandler personopplysninger eller ønsker å utøve din rett til innsyn, retting, sletting mv.

Informasjonskapsler (cookies) og personvern

Kvale Advokatfirma DA er behandlingsansvarlig for innhenting og behandling av personopplysninger i forbindelse med drift og vedlikehold av kvale.no.

Formålet med innsamlingen av personopplysninger via nettsiden er å loggføre bruken av kvale.no for å utvikle og forbedre nettsiden.

Til dette bruker nettsiden informasjonskapsler, dvs. såkalte cookies. Cookies er små tekstfiler som blir lagret på din datamaskin, mobiltelefon, nettbrett eller tilsvarende. Informasjonskapslene inneholder data som blir samlet inn for statistikk om bruk av kvale.no. Når du bruker nettsiden blir det det samlet inn følgende opplysninger:

  • Din IP-adresse, nettleser og operativsystem
  • Din lokasjon
  • Tidspunkt for besøk
  • Hvilke sider på Kvale.no den registrerte IP-adressen besøker og varigheten på de ulike besøkene
  • Eventuelt hvilken lenke som henviste deg til Kvale.no
  • Hva som ble klikket på i løpet av besøket og eventuelle filer som ble nedlastet
  • Opplysninger om deg når du registrer personopplysninger på nettsiden, slik som navn, telefonnummer, e-post og arbeidssted

Kvale.no anvender ulike typer lokal lagring gjennom bruk av cookies, som enten slettes fortløpende (sesjonscookies) eller lagres permanent i din nettleser inntil nærmere fastsatte tidspunkt (permanente cookies). Dersom dine innstillinger i din nettleser er satt til å akseptere cookies, samtykker du til at Kvale.no bruker cookies når du besøker våre nettsider. Du finner mer informasjon om hvordan du kan kontrollere bruk av cookies i din nettleser under.

Kvale.no bruker følgende cookies:

Registrering

Cookie Beskrivelse Lagringstid
Kvale_sessionId Brukes for å identifisere at en sesjon på nettstedet starter Slettes umiddelbart etter bruker forlater nettsiden
Drift av og funksjonalitet knyttet til nettsiden

Cookie Beskrivelse Lagringstid
Google Analytics | Utma Brukes for identifikasjon av unike besøkende Opptil to år
Google Analytics | Utmb Brukes for å opprettholde og fortsette en brukers sesjon For den enkelte brukersesjon
Google Analytics | Utmc Brukes for å avgjøre om en ny brukersesjon skal opprettes eller ikke Opptil seks måneder
Google Analytics |Utmz Brukes for lagring av referanse benyttet for å nå nettsiden Opptil seks måneder
Sporing og annonsering

Cookie Beskrivelse Lagringstid
Google Doubleclick Brukes til å samle informasjon om hvilke deler av nettsiden som brukes Opptil to år
Google Adwords | Tag Manager |

|Audiences | Remarketing

Brukes til å få oversikt over brukere antall brukere og tilpasse innhold basert på brukeres tidligere besøk av nettsiden Opptil to år
Facebook Pixel | Brukes til å spore bruk av nettsiden og annonseoptimalisering Ingen fastsatt lagringstid
BlueKai Brukes til å spore bruk av nettsiden og annonseoptimalisering Opptil seks måneder
AppNexus Brukes til å spore bruk av nettsiden og annonseoptimalisering Tre måneder
LiveRamp Brukes til å spore bruk av nettsiden og annonseoptimalisering Ingen fastsatt lagringstid
Media Innovation Group Brukes til å spore bruk av nettsiden og annonseoptimalisering Opptil 18 måneder
Neustar AdAdvisor Brukes til å samle informasjon om den geografiske plasseringen til besøkende Ingen fastsatt lagringstid
Sosiale medier

Cookie Beskrivelse Lagringstid
Facebook Connect Brukes for at nettsiden kan anvendes gjennom brukere sin Facebook-konto Ingen fastsatt lagringstid