Redegjørelse etter Åpenhetsloven

Sannsynlighet 🟢
Konsekvens 🟡

Vi kjøper inn kontorutstyr, rekvisita og IT-utstyr fra etablerte og anerkjente leverandører, og legger stor vekt på kvalitet, sikkerhet og ansvarlighet i hele leverandørkjeden. Våre innkjøp omfatter blant annet møbler, teknisk utstyr, papirprodukter og andre kontorartikler som er nødvendige for en effektiv og profesjonell drift. Vi er bevisste på de iboende HMS- og bærekraftsrisikoene knyttet til produksjon av kontorutstyr, rekvisita og IT-utstyr. Dette gjelder særlig produksjon av elektroniske komponenter, plast, papir og metaller, hvor det ofte benyttes kjemikalier og komplekse produksjonsprosesser. I tillegg vet vi at enkelte typer utstyr, som elektronikk og møbler, kan ha deler av sin verdikjede i geografisk utsatte områder, der arbeidskraft kan være mer sårbar for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Risikovurdering. Risikoen knyttet til våre innkjøp av kontorutstyr og rekvisita vurderes som lav. Vi har per i dag ingen indikasjoner på brudd hos våre leverandører og. Tvert imot har vi innhentet informasjon som viser at mange av våre leverandører jobber aktivt med å sikre anstendige arbeidsforhold, etisk handel og miljøansvar – både i egen virksomhet og i sine underleverandørkjeder. For de leverandørene som ikke har publisert tilgjengelig informasjon om hvordan de håndterer arbeidsforhold i sine leverandørkjeder, vil vi aktivt innhente ytterligere informasjon. Vårt mål er å få bedre innsikt i hvordan hele verdikjeden håndteres, og sikre at også leddene lengre ned i kjeden følger ansvarlige og bærekraftige praksiser. Vi stiller klare krav til at våre leverandører følger gjeldende lover og forskrifter, og forventer at de har rutiner for å sikre trygge arbeidsforhold, lav miljøbelastning og respekt for grunnleggende menneskerettigheter. Gjennom løpende oppfølging og dialog med leverandørene arbeider vi for å sikre ansvarlige innkjøp og bidra til en mer bærekraftig og etisk forsvarlig leverandørpraksis.

Konsekvensvurdering. Konsekvensen vurderes som lav til moderat, da eventuelle brudd i leverandørkjeden kan ha betydelige negative følger for arbeidstakere, som utrygge arbeidsforhold, manglende verneutstyr eller begrenset tilgang til grunnleggende rettigheter som fagforeningsfrihet og rettferdig lønn. Selv om sannsynligheten for alvorlige brudd anses som lav, understreker dette viktigheten av fortsatt oppfølging og dialog med våre leverandører, for å sikre ansvarlige innkjøp og redusere risiko ytterligere. Vårt mål er å opprettholde en ansvarlig og etisk forsvarlig leverandørkjede gjennom tett samarbeid og jevnlig vurdering av risiko.

1.1.1 Tiltak for å håndtere risiko

1.1.1.1 Distribusjon av leverandørkrav
Vi vil sikre at våre leverandører har en klar forståelse av våre krav til menneskerettigheter, arbeidsforhold og ansvarlig produksjon. Dette inkluderer forventninger knyttet til arbeidsvilkår, helse, sikkerhet og miljøstandarder, samt respekt for grunnleggende menneskerettigheter gjennom hele produksjonsprosessen. Der leverandører allerede har etablert egne retningslinjer og systemer som dekker disse kravene, vil vi normalt akseptere dette som tilstrekkelig, så lenge de oppfyller våre minimumsforventninger. For leverandører som ikke har tilsvarende systemer på plass, vil vi tilby veiledning og forventer at nødvendige tiltak blir iverksatt for å sikre ansvarlige arbeidsforhold.

Vi forventer at våre krav til arbeidsforhold, helse, sikkerhet og miljøstandarder også videreformidles til underleverandører og produksjonspartnere i våre leverandørers verdikjeder. Dette er viktig for å sikre at våre standarder etterleves på alle nivåer, og at produkter som kontorutstyr, teknisk utstyr og rekvisita produseres under ansvarlige og etiske forhold. Vi tror at tydelig kommunikasjon av disse kravene kan bidra til å øke bevisstheten om viktigheten av anstendige arbeidsforhold, respekt for menneskerettigheter og bærekraft gjennom hele verdikjeden.

Målet vårt er å sikre at alle deler av vår verdikjede opererer i tråd med høye etiske og profesjonelle standarder, slik at både mennesker og miljø behandles med respekt. Dette er en viktig del av vårt arbeid for å sikre at våre innkjøp skjer på en ansvarlig og bærekraftig måte.

1.1.1.2 Utsendelse av spørreundersøkelse
Mange av våre leverandører har allerede publisert informasjon om hvordan de etterlever relevante etiske og sosiale standarder, og vi vil fokusere på de leverandørene som ikke har tilfredsstillende informasjon tilgjengelig. For disse vil vi sende ut en spørreundersøkelse som fokuserer på hvordan de håndterer anstendige arbeidsforhold og menneskerettigheter i sine virksomheter. Undersøkelsen vil være utformet for å samle informasjon om hvordan våre leverandører sikrer at deres produksjonsprosesser etterlever grunnleggende menneskerettigheter, og hvordan de arbeider for å opprettholde anstendige arbeidsforhold både i sine egne virksomheter og hos sine underleverandører.

Vi vil bruke resultatene til å identifisere eventuelle forbedringsområder og samarbeide med våre leverandører for å implementere nødvendige tiltak som sikrer at alle produksjonsprosesser skjer på en ansvarlig og etisk måte. Gjennom dette samarbeidet ønsker vi å bidra til en kontinuerlig forbedring i leverandørkjeden, samtidig som vi fremmer ansvarlig forretningspraksis og respekt for menneskerettigheter.

1.1.1.3 Overvåke tiltakene til våre største leverandører
Mange av våre leverandører har allerede iverksatt tiltak knyttet til egne aktsomhetsvurderinger og bærekraftstiltak. Vi vil hovedsakelig følge opp de identifiserte risikoene forbundet med våre innkjøp gjennom dette arbeidet. I de tilfellene hvor det ikke er iverksatt tiltak, vil vi kreve dokumentasjon på at slike tiltak blir iverksatt, og vi vil følge opp gjennomføringen videre.

Dersom det oppdages brudd på anstendige arbeidsforhold og menneskerettigheter hos en leverandør, eller dersom det ikke fremvises tilfredsstillende dokumentasjon på iverksatte tiltak, kan det føre til at samarbeidet med den aktuelle leverandøren avsluttes.

Vi forventer at ved å overvåke tiltakene til våre leverandører, vil vi få bedre innsikt i risikoen forbundet med våre innkjøp. Dette vil sette oss i stand til å treffe mer effektive og målrettede tiltak for å redusere risikoene og sikre ansvarlige arbeidsforhold i hele leverandørkjeden.

Sannsynlighet 🟢
Konsekvens 🟡

Vi er avhengige av en rekke tjenester for å sikre en effektiv og profesjonell drift av våre kontorer i Oslo, Ålesund og Tromsø. Dette inkluderer blant annet:

• Fasilitetstjenester – renhold, kantinedrift, kontorrekvisita, teknisk vedlikehold og andre tjenester som støtter våre daglige operasjoner.
• IT- og teknologitjenester – datasikkerhet, programvareløsninger, teknisk support og digital infrastruktur.
• Kontorstøtte og administrasjon – tjenester som posthåndtering, utskrifter, kontormøbler og innredning.

Vi legger stor vekt på å velge leverandører som deler våre verdier når det gjelder kvalitet, sikkerhet og samfunnsansvar. Dette innebærer at vi stiller høye krav til våre samarbeidspartnere – både direkte leverandører og deres underleverandører – for å sikre at vi kan levere juridiske tjenester med integritet.

Vi er bevisste på at enkelte typer tjenester, som renhold, catering og teknisk vedlikehold, kan ha høyere risiko for utfordringer knyttet til arbeidsforhold, arbeidsmiljø og bruk av kjemikalier. For å redusere disse risikoene, forventer vi at våre leverandører:

• Sikrer anstendige arbeidsforhold – med trygge og rettferdige arbeidsplasser som gir ansatte skikkelige lønns- og arbeidsvilkår.
• Fremmer helse, miljø og sikkerhet (HMS) – gjennom systematisk arbeid for å forebygge arbeidsrelaterte skader og redusere risiko for ansatte.
• Tar miljøansvar – ved å minimere bruken av farlige kjemikalier og redusere sitt totale klimaavtrykk.
• Respekterer menneskerettigheter – ved å følge prinsippene for etisk handel og ansvarlig forretningspraksis.

Vi har per i dag ingen indikasjoner på kritiske brudd hos våre leverandører. Tvert imot viser innhentet informasjon at mange av våre leverandører jobber aktivt med å sikre etisk forsvarlige arbeidsforhold, miljøansvar og rettferdige vilkår i sine egne verdikjeder.

Der det er behov for mer innsikt, vil vi be om ytterligere dokumentasjon og informasjon, spesielt fra leverandører som ikke offentliggjør hvordan de håndterer sin egen leverandørkjede. Målet er å oppnå større åpenhet og sikre at også underleverandørene følger ansvarlige og bærekraftige praksiser.

Forventninger til våre leverandører. Vi stiller tydelige krav til våre leverandører om at de følger gjeldende lover og forskrifter, og at de har etablerte rutiner for å sikre trygge arbeidsforhold, redusert miljøbelastning og respekt for grunnleggende menneskerettigheter. Gjennom jevnlig dialog og oppfølging arbeider vi for å sikre at våre innkjøp bidrar til en mer bærekraftig og etisk forsvarlig verdikjede.

Risikovurdering. Basert på vår nåværende kunnskap og de opplysningene vi har mottatt fra våre leverandører, vurderer vi risikoen i vår leverandørkjede som generelt lav. Våre leverandører har gitt informasjon som viser at de aktivt arbeider med å sikre anstendige arbeidsforhold og ansvarlig drift, både i egen virksomhet og hos sine underleverandører.

Vi anerkjenner likevel at det finnes en iboende risiko i enkelte deler av verdikjeden, spesielt knyttet til tjenester som renhold, catering og teknisk vedlikehold. Slike tjenester kan i visse tilfeller være forbundet med utfordringer relatert til arbeidsmiljø, lønnsforhold og rettferdig behandling av ansatte, spesielt der deler av tjenestene utføres i geografiske områder med svakere arbeidslovgivning eller mer utsatte arbeidsvilkår.

Konsekvensvurdering. Selv om sannsynligheten for alvorlige brudd vurderes som lav, kan konsekvensene være moderate dersom brudd skulle forekomme. Dette kan inkludere:

• Arbeidsmiljøutfordringer – som utrygge arbeidsforhold, manglende verneutstyr eller dårlig ventilasjon.
• Brudd på grunnleggende rettigheter – inkludert manglende lønn, lange arbeidstider eller begrenset fagforeningsfrihet.
• Omdømmerisiko – negative konsekvenser for vår virksomhet dersom brudd i leverandørkjeden skulle avdekkes og offentliggjøres.

For å redusere denne risikoen, prioriterer vi tett oppfølging og jevnlig dialog med våre leverandører. Vi stiller klare krav til etiske standarder og forventer at alle våre leverandører jobber systematisk med å sikre ansvarlige arbeidsforhold, både internt og gjennom hele verdikjeden.

Vi vil fortsette å overvåke situasjonen nøye og tilpasse våre rutiner etter hvert som vi får ny informasjon, slik at vi kan bidra til en mer bærekraftig og etisk forsvarlig leverandørpraksis.

1.2.1 Tiltak for å håndtere risiko

1.2.1.1 Distribusjon av leverandørkrav
Vi legger stor vekt på å tydelig kommunisere våre krav til menneskerettigheter, arbeidsforhold og ansvarlig forretningspraksis til alle våre leverandører. Dette omfatter blant annet:

• Arbeidsvilkår – rettferdige lønns- og arbeidsvilkår, samt trygge arbeidsplasser.
• Helse, miljø og sikkerhet (HMS) – forsvarlig arbeidsmiljø og risikoreduksjon for ansatte.
• Miljøstandarder – ansvarlig ressursbruk og begrensning av negativ miljøpåvirkning.
• Menneskerettigheter – respekt for grunnleggende rettigheter som fagforeningsfrihet, rett til hvile og beskyttelse mot tvangsarbeid.

Mange av våre leverandører har allerede godt etablerte systemer for å sikre ansvarlige arbeidsforhold og bærekraftig drift. Der disse retningslinjene er på plass, og dekker våre minimumskrav, vil vi normalt anerkjenne og akseptere disse som tilstrekkelige, uten å kreve ytterligere dokumentasjon. Vi vil likevel sikre at våre leverandører er kjent med våre forventninger, og at nødvendige tiltak er implementert der dette ikke allerede er på plass. Dette vil som hovedregel skje gjennom løpende dialog og informasjonsutveksling, med fokus på å oppnå felles forståelse for ansvarlige forretningspraksiser.

For å sikre at våre krav til arbeidsforhold, menneskerettigheter og ansvarlig produksjon etterleves, er det viktig at disse også kommuniseres videre i våre leverandørers egne verdikjeder. Vi forventer derfor at våre direkte leverandører informerer sine underleverandører og produksjonspartnere om våre standarder, slik at ansvarlig praksis gjennomsyrer hele verdikjeden.

1.2.1.2 Utsendelse av spørreundersøkelse
Mange av våre leverandører har allerede publisert informasjon om hvordan de etterlever relevante etiske og sosiale standarder. For de leverandørene som ikke har tilfredsstillende informasjon tilgjengelig, vil vi be om ytterligere innsikt for å sikre at våre krav etterleves. Der det er behov for mer detaljer, vil vi bruke spørreundersøkelser for å samle inn informasjon om hvordan leverandørene sikrer anstendige arbeidsforhold i hele sin verdikjede. Dette inkluderer spørsmål om arbeidsmiljø, rettferdig lønn, arbeidstid, helse og sikkerhet, samt hvordan de sikrer grunnleggende rettigheter som fagforeningsfrihet, ikke-diskriminering og beskyttelse mot tvangsarbeid.

Formålet med spørreundersøkelsen er å få en bedre forståelse av hvordan våre leverandører håndterer menneskerettigheter og arbeidsforhold, slik at vi kan sikre at våre etiske og juridiske krav etterleves i hele leverandørkjeden. Resultatene fra undersøkelsen vil gi oss innsikt i eventuelle risikoområder og avdekke hvor det kan være behov for forbedringer. Dersom undersøkelsen avdekker at enkelte leverandører ikke fullt ut etterlever våre krav, vil vi ta kontakt for å diskutere hvordan vi best kan støtte dem i å implementere nødvendige forbedringer. Dette kan inkludere veiledning, dialog om beste praksis og samarbeid om konkrete tiltak for å styrke arbeidsforholdene gjennom hele verdikjeden. Gjennom denne kartleggingen ønsker vi å skape en mer robust leverandørkjede som opererer i tråd med våre etiske standarder, samtidig som vi bidrar til en ansvarlig og bærekraftig verdikjede.

1.2.1.3 Overvåke tiltakene til våre største leverandører
Mange av våre leverandører innen eiendomsdrift, inkludert renhold, vedlikehold og kantinetjenester, har allerede etablert egne systemer for aktsomhetsvurderinger og bærekraftstiltak. I disse tilfellene vil vi primært basere vår oppfølging på den dokumentasjonen de allerede har tilgjengelig, så lenge dette oppfyller våre krav til ansvarlige arbeidsforhold og menneskerettigheter. For leverandører som ikke har tilfredsstillende dokumentasjon på plass, eller der vi identifiserer spesifikke risikoområder, vil vi be om ytterligere informasjon. Dersom vi oppdager brudd på anstendige arbeidsforhold eller menneskerettigheter, eller dersom vi ikke mottar tilfredsstillende dokumentasjon på at nødvendige tiltak er iverksatt, kan dette føre til at vi vurderer om samarbeidet med den aktuelle leverandøren skal fortsette.

Vi forventer at ved å følge opp tiltakene til våre leverandører innen eiendomsdrift vil vi få bedre innsikt i risikoene forbundet med disse tjenestene. Dette vil gi oss et bedre grunnlag for å iverksette målrettede tiltak for å redusere risikoen for brudd på arbeidsforhold og menneskerettigheter, samt sikre at våre innkjøp skjer på en ansvarlig og etisk måte.

Sannsynlighet 🟢
Konsekvens 🟢

Vi møter en rekke HMS-utfordringer knyttet til både fysisk arbeidsmiljø, psykososiale forhold og sikkerhet i våre daglige arbeidsoperasjoner. Som arbeidsgiver er vi opptatt av å identifisere og forstå disse risikoene for å sikre et trygt og helsefremmende arbeidsmiljø for alle våre ansatte.

1. Ergonomiske og fysiske belastninger

• Langvarig skjermarbeid kan føre til muskel- og skjelettplager, belastningsskader og synsproblemer.
• Statisk arbeid ved kontorpulten kan gi økt risiko for rygg- og nakkeplager.
• Dårlig inneklima, utilstrekkelig belysning og støy kan bidra til redusert trivsel, konsentrasjonsproblemer og hodepine.
• Bruk av kontorutstyr som stoler, bord, skjermer og tastaturer som ikke er tilpasset den enkelte medarbeiders behov kan forverre belastningsplager.

2. Psykososiale belastninger og arbeidsrelatert stress

• Høyt arbeidspress, stramme tidsfrister og komplekse saker kan føre til stress, utbrenthet og psykiske helseplager.
• Krav til høy presisjon og raske beslutninger kan skape en krevende arbeidshverdag.
• Begrenset tid til hvile og restitusjon kan bidra til økt risiko for utmattelse og redusert arbeidsglede.
• Mangel på sosial støtte og muligheter for å drøfte utfordringer med kolleger kan forsterke opplevelsen av stress.

3. HMS-risiko ved eksterne møter, reiser og hjemmekontor

• Ansatte som deltar i møter hos klienter eller på eksterne lokasjoner kan møte ukjente fysiske og sikkerhetsmessige utfordringer.
• Risiko knyttet til reiseaktivitet, inkludert ulykker, lang reisevei og eksponering for ukjente eller krevende miljøer.
• Usikkerhet rundt lokale sikkerhetsforhold og potensielle farer på arbeidsstedet, særlig ved internasjonale reiser til områder med svakere sikkerhetsinfrastruktur.
• Hjemmekontor kan føre til dårlig ergonomi, isolasjon, begrenset sosial kontakt og manglende tilgang til nødvendig kontorutstyr, noe som kan øke risikoen for belastningsskader og psykososiale utfordringer.
• Gjennom systematisk risikovurdering og kontinuerlig oppfølging arbeider vi for å redusere disse risikoene og sikre et trygt, produktivt og helsefremmende arbeidsmiljø for alle ansatte i Kvale.

Risikovurdering. Vi vurderer risikoen for alvorlige brudd på HMS-rutiner og tilhørende skader som lav. Dette er basert på vårt etablerte og godt innarbeidede HMS-system, som sikrer et trygt arbeidsmiljø for våre ansatte, både på kontoret og ved eksterne aktiviteter. Vi har klare rutiner for forebygging av arbeidsrelaterte skader og sykdommer, og per i dag har vi ikke registrert vesentlige avvik eller alvorlige hendelser som indikerer systemsvikt. Samtidig erkjenner vi at det alltid vil være en iboende risiko for at uønskede hendelser kan oppstå, spesielt i perioder med høyt arbeidspress og lange arbeidsdager. Dette kan forsterkes ved eksterne møter, reiser til ukjente lokasjoner eller arbeid fra hjemmekontor, der fysiske og psykososiale belastninger kan være vanskeligere å kontrollere. For å håndtere disse risikoene på en effektiv måte, opprettholder vi et sterkt fokus på kontinuerlig overvåking og forbedring av vårt HMS-arbeid. Dette inkluderer regelmessige risikovurderinger, medarbeiderundersøkelser og løpende oppfølging av arbeidsforhold for å sikre at våre ansatte har et trygt, helsefremmende og produktivt arbeidsmiljø.

1.3.1 Tiltak for å håndtere risiko

1.3.1.1 Videreføre selskapets arbeidet med HMS
Vi vil videreføre og styrke HMS-arbeidet som en integrert del av vår virksomhet. Dette omfatter kontinuerlig forbedring av våre rutiner, systemer og opplæringsprogrammer for å sikre trygge arbeidsforhold og høy etterlevelse av gjeldende lover og forskrifter. Vi ser HMS som en viktig del av vårt ansvar som arbeidsgiver og en forutsetning for å kunne tilby juridiske tjenester av høy kvalitet. For å sikre at vårt HMS-arbeid er både effektivt og tilpasset våre arbeidsforhold, vil vi evaluere eksisterende tiltak og identifisere områder for forbedring. Dette inkluderer et spesielt fokus på risikovurdering i situasjoner med høyt arbeidspress, komplekse saker og lange arbeidsdager, der risikoen for belastningsskader, utbrenthet og psykososiale utfordringer kan være høyere. Vårt mål er å skape et bærekraftig arbeidsmiljø der våre ansatte trives og kan yte sitt beste, samtidig som vi minimerer risikoen for helse- og sikkerhetsutfordringer. Dette krever jevnlig oppfølging, aktiv dialog med våre medarbeidere og en fleksibel tilnærming til risikostyring.

Vi vil sikre at HMS forblir en sentral del av vår bedriftskultur gjennom tett oppfølging, regelmessige evalueringer og økt bevissthet blant våre ansatte. Vårt mål er å opprettholde et trygt og bærekraftig arbeidsmiljø, der helse, sikkerhet og trivsel prioriteres i alle deler av virksomheten. Vi forventer at en videre styrking av vårt HMS-arbeid vil bidra til økt kompetanse blant våre medarbeidere og redusert risiko for alvorlige brudd på HMS-rutiner. Dette vil ikke bare skape et tryggere arbeidsmiljø, men også styrke vår evne til å møte fremtidige utfordringer på en proaktiv og ansvarlig måte. Ved å bygge en kultur der HMS står sentralt, ønsker vi å sikre at alle ansatte har nødvendig kunnskap og verktøy for å håndtere risikofaktorer, samtidig som vi fremmer et helsefremmende og produktivt arbeidsmiljø som legger til rette for langsiktig trivsel og profesjonell utvikling.