Ny forskrift om gjennomføring av styremøter og generalforsamling uten fysisk møte

Saksbehandlingen i aksje- og allmennaksjeselskaper skal som hovedregel skje i fysiske møter.

Disse kravene kan være i strid med pålegg fra helsemyndighetene om å unngå unødvendig fysisk kontakt som følge av koronaviruset, eller restriksjoner på hvor mange som kan møtes. Videre er mange underlagt restriksjoner av arbeidsgivere og andre.

Regjeringen vedtok 27. mars 2020 forskrift som –  i enda større grad enn etter dagens lovgivning – åpner for at styremøter og generalforsamlinger i aksje- og allmennaksjeselskaper kan gjennomføres ved bruk av fjernmøteteknologi, for eksempel via telefon- eller Microsoft Teams / Skype. Forskriften har felles regler for møter, og beskrivelsen nedenfor gjelder således for begge selskapsformer.

Styremøter

Styrets leder kan nå beslutte at styret skal behandle og avgjøre saker som telefon- eller videomøte, skriftlig eller på annen betryggende måte uten at styremedlemmene er fysisk samlet. Et  styremedlem og daglig leder har ikke rett til å kreve møtebehandling.

Skjer styrets saksbehandling i fysisk møte, kan det enkelte medlem kreve å få delta per telefon eller video eller på annen betryggende måte uten å være fysisk til stede. Det samme gjelder daglig leder, revisor og andre for saker der disse har rett eller plikt til å delta.

Det ovennevnte gjelder også for bedriftsforsamlingen og andre selskapsorganer enn generalforsamlingen.

Generalforsamling

Styret kan beslutte at generalforsamling skal holdes uten fysisk møte, herunder ved bruk av telefon- eller videomøte eller på annen betryggende måte.

Styret skal sørge for at alle aksjeeiere kan delta og stemme, og at deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på betryggende måte. For selskaper med svært mange aksjeeiere vil dette kunne skje ved at styret åpner opp for elektronisk deltakelse, det vil i praksis gjelde selskaper med VPS registrerte aksjer og disse kan skaffe seg lisens for elektronisk deltakelse/stemmegivning fra sin kontofører.

Styret kan fastsette nærmere krav til gjennomføringen av deltakelsen og stemmegivning

Styret skal også sørge for at revisor, daglig leder og andre som har rett eller plikt til å delta, kan delta på generalforsamlingen uten å være fysisk til stede

Varighet

Forskriften er gitt i medhold av koronaloven og opphører samme dato som denne, den 24 april 2020. Vi forventer imidlertid at reglene vil bli forlenget så lenge strenge pålegg og restriksjoner knyttet til koronaviruset gjelder.

(Oppdatert 30. mars 2020)